نحوه ثبت در دفتر روزنامه

دفتر روزنامه حسابداری چیست؟

دفتر روزنامه مجموعه ای از اسناد مربوط به معاملات مالی یک واحد تجاری است. یک سند دفتر روزنامه کامل دارای تاریخ، مبالغ بدهکار و بستانکار، توضیح یا شرحی کوتاه درباره آن رویداد و یک کد مخصوص آن ثبت می باشد.

برای آشنایی بیشتر با دفتر روزنامه به ادامه مطلب مراجعه کنید.

این مطلب سومین پست از 12 پست یادگیری حسابداری است. با عنوان دفتر روزنامه.

ثبت کردن در دفتر روزنامه اولین قدم چرخه حسابداری است. دفتر روزنامه تمامی جزئیات درباره رویداد های مالی یک واحد تجاری را در بردارد و حساب هایی که از آن رویداد اثر می پذیرند را نشان می دهد. چون اکثر شرکت ها از سیستم حسابداری دو طرفه استفاده میکنند، هر رویداد مالی حداقل دو حساب را تحت تاثیر قرار می دهد، یک حساب بدهکار شده و در مقابل حساب دیگر بستانکار می شود. این به این معنی است که در هر ثبت دفتر روزنامه، مبالغ بدهکار با مبالغ سمت بستانکار برابر می باشد.

مطالبی که در این پست به آن ها اشاره خواهیم کرد:

• هدف از ثبت دفتر روزنامه چیست؟
• هرثبت دفتر روزنامه شامل چه مواردی است؟
• ثبت دفتر روزنامه را چگونه بنویسیم؟

هدف از ثبت دفتر روزنامه چیست؟

دفتر روزنامه مجموعه ای از ثبت های مربوط به رویدادهای مالی است که به ترتیب وقوع آن ها ثبت می شوند و حساب هایی که از آن معامله اثر می پذیرند را نشان می دهد. با توجه به استفاده از سیستم حسابداری دو طرفه، برای انجام هر ثبت، به سمت بدهکار وبستانکار نیاز داریم تا بتوانیم یک سند دفتر روزنامه را تکمیل کنیم. برای مثال وقتی کالایی را به طور نسیه می خرید، این عمل باعث افزایش موجودی کالا و حساب های پرداختنی می شود.

ثبت های دفتر روزنامه پایه و اساس پیدایش دیگر گزارشات مالی هستند. این سند ها اطلاعات مهمی را در اختیار مدیران قرار می دهد تا نحوه اثر گذاری آن ها بر واحد تجاری را تجزیه و تحلیل کنند. ثبت های دفتر روزنامه پس از ثبت شدن به دفتر کل منتقل می شوند.

هر ثبت دفتر روزنامه شامل چه مواردی است؟

یک ثبت دفتر روزنامه دارای بخش های زیر است:

• سربرگ، که در آن تاریخ ثبت نیز ذکر شده باشد.
• کد مخصوص آن ثبت تا در صورت نیاز بتوان آن را به راحتی پیدا کرد.
• کد و نام حساب که در ستون اول ثبت می شوند.
• مبلغ بدهکار که در ستون دوم نوشته می شود.
• مبلغ بستانکار که در ستون سوم نوشته می شود.
• شرح ثبت دفتر روزنامه که در سطر آخر نوشته می شود.

ثبت دفتر روزنامه را چگونه بنویسم؟

شکل کلی یک ثبت دفتر روزنامه به صورت زیر است:

مبلغ وارد شده در ستون بدهکار بایستی با مبلغ وارد شده در ستون بستانکار برابر باشد.

ثبت های دفتر روزنامه دارای انواع مختلفی هستند که عبارتند از:

1- ثبت تعدیلی

برای این که صورت های مالی مطابق با چهارچوب حسابداری (استاندارد های حسابداری یا قوانین مربوطه) باشد، از ثبت های تعدیلی در پایان دوره مالی استفاده می شود. این ثبت ها عموما برای شناسایی درآمد های تحقق یافته، هزینه های تحقق یافته، درآمد های تحقق نیافته و پیش پرداخت هزینه ها انجام می شوند.

2- ثبت مرکب

وقتی در ثبتی بیش از دو حساب (دو سطر) داشته باشیم اصطلاحا به آن ثبت، ثبت ترکیبی (مرکب) می گوییم. از این ثبت اغلب برای گزارش چند رویداد مالی به طور یکجا استفاده می شود و یا برای ثبت برخی معاملاتی که با بیش از دو حساب سروکار دارند استفاده می شود. (مثل هزینه حقوق و دستمزد که شامل کسری های مختلفی مانند مالیات و بیمه و ... می شود و چندین حساب مختلف را به کار میگیرد.)

3- ثبت معکوس

این ثبت برعکس ثبتی است که در گذشته انجام شده و به نوعی اثر ثبت انجام شده در گذشته را خنثی می کند. ممکن است برای اصلاح اشتباهات گذشته از این ثبت استفاده شود. برای مثال اولین ثبتی که در ابتدای هر دوره مالی میزنیم، به نوعی ثبت معکوس محسوب می شود که برعکس آخرین ثبت دوره مالی قبل می باشد.

ثبت های دفتر روزنامه ای که به طور دستی انجام می شوند معمولا زمانبر بوده و احتمال رخ دادن اشتباه و تقلب در واحد را افزایش می دهد. راه حل این موضوع استفاده از نرم افزار های حسابداری است که دقت، کنترل و بهره وری کار را افزایش می دهند. این نرم افزار ها امکان انجام ثبت دفتر روزنامه، بررسی این ثبت ها و تایید آن ها را می دهند و کار حسابدار را آسانتر می کنند.